Guía de uso de FTFactu — Sistema Informático de Facturación VERI*FACTU
Explicaciones y videotutoriales paso a paso. Pulse en cada apartado para ver la explicación en esta web.
1. Descarga e Instalación del programa
Descarga e Instalación
Desde la web de FTFactu, en el apartado de descargas, hay que pulsar en Descargar Instalador.
Una vez descargado, hay que pulsar en inciar el programa.
En muchos equipos saldrá un mensaje del sistema operativo pidiendo confirmación de instalación. Debe permitirse la instalación.
Vídeo explicativo
▶ Ver en YouTube: Descarga e instalación
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Resumen del vídeo
- Descarga — Entrar en la web de FTFactu → apartado de descargas → Descargar instalador. El archivo se descarga en pocos segundos.
- Ejecutar el instalador — Abrir el archivo descargado. Windows puede pedir confirmación para instalar; hay que aceptar.
- Carpeta de instalación — Elegir nombre de subcarpeta. Se recomienda usar el NIF del emisor de facturas para identificar bien la instalación.
- Instalación — Opción de instalación completa → Instalar. Al terminar, el programa se abre solo.
- Primera pantalla del programa
- Instalación nueva: sistema informático de facturación completo en este equipo (caso habitual).
- Conexión en red (botón azul): si el usuario solo se conecta a un FTFactu ya instalado en otro PC de la red.
- Desde aquí también se puede consultar la declaración responsable del software.
- Finalizar — Completar la instalación → mensaje de bienvenida → pantalla de acceso. Al principio no hace falta usuario ni contraseña; después se pueden definir en el programa.
2. Acceso al programa. Pantalla de Inicio
Pantalla de Inicio
Breve introducción a la pantalla de acceso al programa.
El administrador del programa puede establecer códigos de usuario y contraseña para permitir el acceso a diferentes usuarios tanto en el equipo principal como en otros equipos conectados en red.
Vídeo explicativo
▶ Ver en YouTube: Pantalla de inicio
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Resumen del vídeo
- Acceso con usuario y contraseña — Si el administrador ha definido claves de acceso, hay que introducir usuario y contraseña para entrar al programa.
- Acceso directo — Si el administrador ha dejado el acceso sin usuario ni contraseña, se puede entrar directamente (opción habitual al instalar por primera vez).
- Declaración responsable — Desde esta pantalla se puede consultar el certificado de declaración responsable del software antes de acceder.
- Comprobar actualizaciones — El programa permite verificar si hay actualizaciones disponibles; si ya está al día, lo indicará en pantalla.
- Entrar al programa — Tras elegir la forma de acceso, se pulsa para acceder y pasar al menú principal de FTFactu.
3. Menú Principal
Menú Principal
Desde el Menú Principal de la aplicación se acceden a todas las utilidades.
Los botones de acceso están separados en columnas que agrupan utilidades relacionadas.
Los botones de la parte derecha son de acceso exclusivo del Administrador.
Vídeo explicativo
▶ Ver en YouTube: Menú principal
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Resumen del vídeo
- Columna izquierda — Facturación — Acceso a la creación de facturas (normales, simplificadas, rectificativas, subsanación y anulación), al histórico de facturación, a resúmenes y desgloses y a resúmenes anuales.
- Otros documentos — Botones para presupuestos, albaranes, proformas y plantillas, además del histórico de otros documentos.
- Artículos, almacén y conceptos — Gestión de artículos y almacén y acceso a conceptos de facturación predefinidos.
- Utilidades generales — Menú de destinatarios (validados con datos de la AEAT), información del SIF, del programa, de los tipos de factura, acceso al manual, configuración local (modo pruebas / modo habitual) y consulta de registros de facturación enviados a Hacienda (emitidos y recibidos de proveedores bajo Verifactu).
- Columna derecha — Administrador — Acceso exclusivo del administrador: titular (se configura una vez), certificado digital, tipos de impuestos, series de facturación, licencia, gestión de usuarios, configuración general y consulta de los XML de comunicaciones con la AEAT.
- Copia de seguridad y salida — Botón de copia de seguridad, información sobre la ubicación de los datos y botón de salida del programa.
4. Indicar Certificado Digital para comunicaciones con AEAT
Indicar Certificado Digital
Para que el programa pueda realizar las comuniciaciones con los servicios digitales de la Agencia Tributaria, es imprescindible indicarle el Certificado Digital que debe emplear para identificarse.
El Certificado Digital de identificación a emplear debe estar previamente instalado en el equipo, en el almacén personal de certificados.
Puede emplearse un certificado de Titular o de Representante, indicándolo según el caso en el programa.
Para que un Certificado de Representante sea aceptado, debe haberse comunicado previamente a la AEAT por los procedimientos que tiene establecidos para acreditar la representación.
Si aun no dispone de Certificado Digital, recomendamos los emitidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) que son muy fáciles de obtener, económicos y muy útiles para múltiples gestiones con las administraciones públicas.
Vídeo explicativo
▶ Ver en YouTube: Certificado digital
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Resumen del vídeo
- Requisito previo — Para comunicarse con la sede electrónica de la AEAT hace falta un certificado digital instalado en el almacén de certificados del equipo (de titular o de representante acreditado ante Hacienda).
- Acceso en el programa — Desde el menú del administrador, pulsar Certificado digital para conexiones AEAT.
- Seleccionar el certificado — La forma más sencilla es usar el botón Ver certificado y seleccionar certificados: el programa busca los certificados del almacén y permite elegir el que se va a emplear.
- Introducir el nombre manualmente — También se puede escribir en el campo el nombre del certificado exactamente como aparece en el almacén de certificados de Windows.
- Ayuda para localizarlo — Si hay dificultad para encontrarlo, el botón de información remite a la página certificadodigital.php, con instrucciones para ver el nombre descriptivo y obtener un certificado (se recomienda FNMT).
- Fecha de caducidad — Una vez configurado, el programa muestra la fecha de caducidad del certificado y avisará con antelación.
- Listo para comunicar — Con el certificado indicado, FTFactu puede realizar consultas y envíos a la Agencia Tributaria según exige Verifactu.
5. Establecer Titular Emisor de Facturas (Único por Instalación)
Titular del Programa
Cada instalación de FTFactu está asociada a un UNICO TITULAR EMISOR DE FACTURAS (en el registro de facturación se identifica como [Obligado Tributario]).
A la derecha del menú hay un botón para definirlo la primera vez y luego sigue habilitado para consulta y posible edición de datos de dirección y textos de pie de página en factura e informes.
El NIF del titular debe ser validado por la AEAT, por lo que previamente debe haberse indicado el certificado digital a emplear para la comunicación con la AEAT.
Una vez establecido el Titular del programa ya se pueden emplear todas las utilidades del Sistema Informático de Facturación y se puede comenzar a emitir facturas VERI*FACTU.
Vídeo explicativo
▶ Ver en YouTube: Titular del programa
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Resumen del vídeo
- Programa sin titular — Hasta dar de alta el titular, FTFactu queda limitado: al entrar aparece un aviso recordando que, al activarlo, comienzan los 30 días de prueba gratuita. Se puede cancelar y explorar el menú, pero no se pueden emitir ni remitir facturas.
- Modo pruebas — Al inicio el programa está en modo pruebas: permite preparar presupuestos o albaranes (si hay artículos) y probar algunas opciones; otras utilidades permanecen bloqueadas hasta establecer el titular.
- Certificado previo — Antes de dar de alta el titular hay que indicar el certificado digital que se usará para validar con la AEAT (véase el apartado anterior).
- Validación del NIF — En Datos del titular se introduce el NIF/CIF y se valida con Hacienda. En personas físicas también se solicitan nombre y apellidos; en empresas suele bastar el NIF.
- Asignación del SIF — Tras la conexión con la AEAT, el programa confirma la validación, asigna un número de instalación y queda fijado el SIF a ese obligado tributario (único por instalación).
- Datos complementarios — Se pueden completar la dirección, un pie de página para facturas e informes (p. ej. datos del Registro Mercantil), un texto fijo para facturas simplificadas (tickets) y el logotipo (también configurable desde otros menús).
- Titular establecido — Una vez guardado, el titular aparece en el rótulo de la pantalla y el programa queda habilitado para usar todas las utilidades y emitir facturas VERI*FACTU.
6. Licencia de Uso
Licencia de Uso
Una vez establecido el Titular Emisor de Facturas en el programa, este queda activado y se le asigna un Número de Instalación.
Se activa automáticamente una Licencia de Uso GRATUITA y completa durante 30 días sin ninguna limitación.
En cualquier momento puede consultar su licencia desde el mismo programa, pulsando en el botón del menú principal como Administrador.
La renovación de la licencia se hace por periodos de 365 días, introduciendo el código recibido tras el pago de la licencia.
Vídeo explicativo
▶ Ver en YouTube: Licencia de uso
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Resumen del vídeo
- Activación automática — Tras establecer el titular, el programa muestra el número de instalación en el recuadro superior izquierdo y activa una licencia gratuita de 30 días, sin limitaciones de uso.
- Consultar la licencia — Desde el menú del administrador (Licencia de uso) se puede ver en todo momento la fecha de validez de la licencia activa. También es posible consultar el estado en la web de FTFactu.
- Renovar con código — Al pagar la renovación se recibe un código de activación que se introduce en el campo Validar código de licencia para ampliar el uso por periodos de 365 días.
- Renovar desde la web — El botón Renovar o recuperar código de licencia de uso abre la web de FTFactu identificando al titular y el número de instalación, muestra la fecha de validez y ofrece las instrucciones para renovar un año más.
7. Configuración de documentos / Personalización
Configuración y Personalización del Programa
En el Menú Principal, la sección de la derecha tiene los botones de configuración (Uso del Administrador del programa).
En primer lugar puede establecer parámetros por defecto para sus facturas.
- Clave del Regimen por defecto. p.ej.: Régimen General
- Impuesto a emplear por defecto. p.ej.: IVA
- Tipo impositivo por defecto. p.ej.: 21%
Configuración de Documentos
Puede cargar la imagen de su logotipo o membrete de facturas y documentos.
Las facturas y resto de documentos se pueden generar en formato papel Tamaño A4 en disposició Vertical u Horizontal y también en formato de impresora de Ticket de 80mm de ancho. Este último es muy empleado en facturas simplificadas.
El documento de factura es personalizable en múltiples aspectos (inclusión de logotipo o membrete), datos del titular, colocación de elementos en cabecera (entre ellos el QR tributario) pudiendo elegir entre 6 disposiciones posibles, colores de encabezados, textos de pie de página…
Vídeo explicativo
▶ Ver en YouTube: Configuración y personalización
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Resumen del vídeo
- Acceso a la configuración — Desde el menú del administrador, Configuración general agrupa los parámetros de formato e impresión y, aparte, la configuración local de cada usuario.
- Valores por defecto en facturas — Se pueden fijar el régimen habitual (p. ej. régimen general), el tipo de impuesto (IVA u otro) y el tipo impositivo por defecto para agilizar la elaboración de facturas.
- Logotipo o membrete — Carga de la imagen del encabezado (sustituye el logotipo inicial de FTFactu). Tamaño recomendado en documento: 7,7 × 3,3 cm. Opcionalmente, ruta de red para imágenes de artículos cuando hay varios usuarios.
- Diseño de la cabecera (A4) — La cabecera combina tres zonas: E (emisor y logotipo), Q (QR tributario) y D (número de factura y destinatario). En vertical hay 6 disposiciones; en horizontal el QR queda siempre a la izquierda (2 opciones: QD o QDE).
- Textos y colores del documento
- Hasta tres bloques de texto opcionales al pie del documento.
- Texto bajo el QR: «VERI*FACTU» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» (exigido por la normativa).
- Descripción de la operación con valor prefijado (p. ej. «venta»); puede ocultarse en la impresión pero se envía siempre en el registro a Hacienda.
- Colores de encabezados personalizables o restablecibles a los originales.
- Formato de impresión — Por defecto factura A4 (vertical). También A4 apaisado (A4H) o ticket 80 mm para facturas simplificadas. El ticket admite logotipo propio (distinto del A4); en tickets el QR va arriba. Las opciones de cabecera anteriores aplican al formato A4.
- Configuración local del usuario — Ruta de copias de seguridad, carpeta donde guardar los PDF generados (por defecto Documentos del usuario → FTFactu), impresora para documentos A4, impresora de tickets y opción para usarla como predeterminada e imprimir tickets directamente en lugar de mostrar PDF.
8. Definir Series de Facturación
Series de Facturación
Series de Facturación. El sistema permite administrar diferentes series de facturación.
Inicialmente viene con 2 series predefinidas una para facturas normales (serie F) y otras para facturas rectificativas (serie R).
El Reglamento de facturación indica que las facturas normales y las rectificativas han de estar en series distintas.
Puede crear sus propias series de facturación si lo necesita y eliminar las que vienen por defecto.
El sistema asegura que en todo momento al menos exista una serie de facturas normales y otra para rectificativas.
Puede establecer la serie que se empleará por defecto para facturas normales.
También puede bloquear una serie para que no sea empleada en lo sucesivo.
Si una serie ya tiene alguna factura emitida, no puede ser borrada, aunque sí bloqueada como se ha indicado.
También puede indicar el número con el que comenzará una serie de facturación en el sistema (por defecto comienza por el 1) si pretende continuar con una serie ya iniciada en otro sistema y desea continuar la numeración en este.
Tenga mucho cuidado de no crear facturas con SIF distintos con igual Serie y Número pues el sistema de la AEAT considerará que se trata de un registro duplicado.
Vídeo explicativo
▶ Ver en YouTube: Series de facturación
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Resumen del vídeo
- Importancia de las series — Antes de emitir facturas conviene configurarlas. Cada factura se identifica por fecha, serie y número, que deben ser únicos. El reglamento exige series distintas para facturas normales y rectificativas.
- Series precargadas — FTFactu trae dos series mínimas (p. ej. F para normales y R para rectificativas), pero cada empresa puede crear las suyas y no está obligada a usar las predeterminadas.
- Crear y editar series — Se pueden añadir nuevas series, asignarles una descripción, marcar una como predeterminada para nuevas facturas normales y editar las existentes.
- Eliminar o bloquear — Una serie sin facturas emitidas puede borrarse. Si ya tiene facturas, solo puede bloquearse para dejar de usarla. El sistema garantiza siempre al menos una serie normal y una rectificativa.
- Numeración inicial — El programa numera automáticamente, pero se puede indicar el primer número de la serie para continuar una numeración iniciada en otro sistema de facturación.
- Precaución con la AEAT — No debe repetirse la misma serie y número en SIF distintos: la AEAT lo trataría como registro duplicado.
9. Creación de Factura Normal
Creación de Facturas
Mostramos la creación de una factura normal de forma manual.
El sistema también permite otras formas de creación de facturas a partir de plantillas, otros documentos u otras facturas.
Se explican las principales partes de la pantalla de creación de facturas.
Vídeo explicativo
▶ Ver en YouTube: Creación de factura normal
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Resumen del vídeo
- Pantalla de factura — Creación manual de una factura normal (también existen otras vías: plantillas, otros documentos o importación). Arriba se eligen la serie y el tipo de factura (p. ej. F1 según el reglamento).
- Líneas de factura — Se añaden conceptos con descripción, referencia y precio. Las líneas quedan en orden correlativo (reordenable). Un concepto puede guardarse en la base de conceptos de facturación o reutilizarse; también se pueden importar desde Excel.
- Artículos y apartados — Desde el catálogo de artículos se seleccionan productos y se incorporan a la factura. Con la casilla de rótulo/apartado se crean secciones en negrita que agrupan líneas (visibles en la vista previa).
- Importes e impuestos — Al indicar precios, el programa calcula el desglose por tipo de IVA. Opcionalmente se puede aplicar retención de IRPF (solo en factura con destinatario), con base y tipo editables.
- Destinatario — Botón Añadir destinatario: alta de cliente (empresa o persona), validación del NIF/CIF con la AEAT, dirección y datos de contacto. Se pueden fijar forma de pago, días de vencimiento, observaciones y recargo de equivalencia para ese cliente.
- Suplidos y anotaciones — Campos para suplidos, anticipos u otras notas que no forman parte de la base imponible pero pueden mostrarse en el documento.
- Vista previa — Muestra un borrador sin validez con la disposición elegida (emisor, QR y destinatario) antes de emitir.
- Grabar y enviar a la AEAT — Al guardar, el programa solicita confirmación del envío a Hacienda, devuelve la respuesta con CSV, genera la factura en pantalla y guarda el PDF en la carpeta del usuario. Queda la pantalla en blanco para la siguiente factura.
10. Creación de Factura a partir de otro documento
Creación de Facturas
El sistema también permite otras formas de creación de facturas a partir de plantillas, otros documentos u otras facturas.
En este caso, crearemos 2 nuevas facturas, una a partir de un presupuesto y otra a partir de otra factura previa.
Vídeo explicativo
▶ Ver en YouTube: Factura a partir de otro documento
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Resumen del vídeo
- Factura sin escribir líneas a mano — En lugar de teclear cada concepto, se usa Añadir a partir de documento: presupuesto, factura anterior, plantilla u otro documento ya grabado en FTFactu.
- Opciones al copiar — Al importar un documento se puede elegir: copiar solo las líneas (lo más habitual), copiar todo como un literal/resumen del desglose, o combinar literal más detalle de las líneas.
- Ejemplo 1: desde un presupuesto — Se selecciona un presupuesto existente (sin QR, al no ser factura) y se copian sus líneas a la nueva factura, conservando apartados y conceptos. Después se pueden editar comentarios y líneas antes de emitir.
- Destinatario y vista previa — Se asigna el cliente (nuevo o existente) y, si se desea, vista previa del borrador con logotipo propio y posición del QR antes del envío.
- Grabar y enviar — Al confirmar el registro, la AEAT responde que es correcto, se genera el PDF en la carpeta configurada y la pantalla queda lista para otra factura.
- Ejemplo 2: desde una factura previa — Desde el histórico de facturación se copia una factura ya emitida (p. ej. la última). FTFactu crea una factura nueva con esos datos, que se pueden modificar (cambiar conceptos, equipos, textos…) antes de volver a grabar y remitir a Hacienda.
11. Creación de Facturas a partir datos importados de otro programa de gestión
Creación de Facturas con datos de otro programa de gestión
FTFactu permite la importación masiva de documentos y líneas de facturación creados en otros programas de gestión.
También es posible la importación masiva de datos de destinatarios (clientes).
Los datos se importan fácilmente desde un fichero Excel.
Vídeo explicativo
▶ Ver en YouTube: Importación desde otro programa
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Resumen del vídeo
- Importación masiva desde Excel — Botón Importar tabla: permite traer a FTFactu líneas de facturación preparadas en otro sistema (albaranes, notas de entrega, presupuestos, etc.) de uno o varios destinatarios para convertirlas después en facturas Verifactu.
- Formato del fichero Excel — En la hoja 1, desde la fila 2, nueve columnas: NIF del destinatario, referencia/nombre del documento, número de documento (opcional, para separar albaranes), referencia/código del concepto, cantidad, precio unitario, descuento y tipo impositivo (21 %, 10 %, IGI, etc.). Cantidad, precio, descuento e impuesto son numéricos; el NIF va sin espacios (9 caracteres).
- Validación al importar — El programa comprueba línea a línea (incluido el NIF). Si el destinatario ya existe en la base de datos, se identifica automáticamente; si no, habrá que darlo de alta (manualmente o con importación masiva de clientes).
- Tabla de líneas importadas — Tras la importación (puede tardar unos segundos con ficheros grandes) se listan todas las líneas pendientes. Se puede filtrar por NIF/CIF o por nombre del cliente y ver los documentos asociados a cada uno.
- Seleccionar y cargar en factura — Se eligen las líneas/documentos de un cliente (uno o varios albaranes, excluyendo los que no procedan) y se pulsa Cargar líneas seleccionadas en nuevo documento. Opciones: solo líneas o añadir un literal con el número de documento de origen.
- Emitir la factura — Las líneas pasan a la pantalla de factura (con destinatario si ya estaba creado). Se revisa, se confirma el envío a la AEAT y se genera el PDF como en una factura manual.
- Procesar el resto — Los clientes ya facturados desaparecen de la lista pendiente. Se repite el proceso cliente a cliente o documento a documento hasta agotar la importación. La tabla importada puede borrarse o volver a cargarse si hace falta.
12. Destinatarios (Clientes). Importación de datos de Destinatarios
Datos de Destinatarios
El fichero de destinatarios (clientes) contiene los datos necesarios para la emisión de facturas e información de cobros.
Alta manual
La creación manual de un nuevo destinatario es muy sencilla.
Cliente NACIONAL
Basta con intruducir el NIF (También nombre y apellidos si es persona física) y validar el NIF con la AEAT pulsando el botón del programa
Cliente EXTRANJETO
Es preciso indicar el código de pais, el tipo de documento de identificación y el número del documento
Importación
También es posible la importación masiva de datos de destinatarios (clientes).
Los datos se importan fácilmente desde un fichero Excel.
Vídeo explicativo
▶ Ver en YouTube: Destinatarios e importación
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Resumen del vídeo
- Dónde dar de alta clientes — Los destinatarios pueden crearse al preparar una factura o directamente en el menú de destinatarios del programa.
- Alta manual (cliente nacional) — Elegir persona física o empresa, introducir el NIF/CIF y, si es persona física, también nombre y apellidos para validar con la AEAT. Completar dirección (hasta tres líneas), teléfono, email, referencia interna y observaciones.
- Datos por defecto en facturas — Para cada cliente se pueden fijar recargo de equivalencia, forma de pago, días de vencimiento (sumados a la fecha de emisión) y observaciones que aparecerán automáticamente en sus facturas.
- Importación masiva desde Excel — Botón de importación con fichero Excel (hoja 1): columnas para NIF, nombre/razón social, dirección (3 líneas), teléfono, email, referencia, observaciones, RE (poner S si aplica recargo), forma de pago, días de plazo y observaciones de factura.
- Requisitos del fichero — Imprescindibles: NIF correcto (9 caracteres, sin espacios ni guiones) y nombre o razón social. El programa valida la estructura del NIF, pero no comprueba con la AEAT que coincida con el nombre; eso corresponde a quien prepara el Excel.
- Resultado de la importación — Tras seleccionar el fichero, el programa informa de registros importados, incorrectos o ya existentes y añade los nuevos a la lista de destinatarios (en el ejemplo del vídeo, 33 clientes ficticios sin errores).
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