Referencia práctica para autónomos, pymes y profesionales que emiten facturas en España.
Una factura no es válida porque «parezca profesional» o lleve un logotipo bonito. Para cumplir la normativa española debe incluir una serie de requisitos legales que permiten identificar la operación, al emisor, al destinatario y a los impuestos aplicados.
En este artículo repasamos qué debe incluir una factura en España, qué exige la factura completa frente a la simplificada y cómo se relaciona todo ello con el software de facturación y Verifactu.
Los requisitos de facturación en España se recogen principalmente en el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) y en la Ley del IVA, con las adaptaciones posteriores. La factura es el documento que acredita la entrega de bienes o la prestación de servicios y el devengo del IVA en la mayoría de operaciones.
Incumplir estos requisitos puede derivar en facturas no válidas, problemas en deducciones de IVA, reclamaciones de clientes o sanciones en una inspección.
La factura completa (también llamada ordinaria) debe contener, como mínimo, la siguiente información:
| Requisito | Qué incluir |
|---|---|
| Número y serie | Identificador único dentro de una serie correlativa, sin saltos indebidos |
| Fecha de expedición | Día en que se emite la factura |
| Datos del emisor | Nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio fiscal |
| Datos del destinatario | Nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio fiscal |
| Descripción de las operaciones | Detalle suficiente de productos o servicios entregados o prestados |
| Fecha de operaciones | Si es distinta a la fecha de expedición |
| Base imponible | Importe sobre el que se calcula el IVA, por tipo impositivo si hay varios |
| Tipo impositivo y cuota de IVA | 21 %, 10 %, 4 %, exento o no sujeto, según corresponda |
| Total a pagar | Importe total de la factura |
Como emisor debe figurar con claridad:
Si ha cambiado de domicilio fiscal, la factura debe reflejar el dato actualizado. Los datos del emisor suelen configurarse una sola vez en el software de facturación y reutilizarse en cada documento.
En la factura completa son obligatorios el NIF/CIF, el nombre o razón social y el domicilio fiscal del cliente.
Errores habituales: usar el NIF personal cuando el cliente es una empresa, omitir el domicilio o confundir nombre comercial con razón social. Antes de emitir, verifique los datos en un documento oficial o en la ficha del cliente guardada en su programa.
La descripción debe permitir identificar qué se ha vendido o prestado. No basta «servicios profesionales» sin más detalle: indique el servicio concreto, cantidad, unidad, periodo o referencia al pedido cuando sea relevante.
Si factura varios conceptos, puede desglosarlos en líneas con base imponible y tipo de IVA independientes.
La factura debe reflejar con claridad:
Si la operación está exenta o no sujeta a IVA, debe indicarse expresamente la causa o referencia normativa cuando corresponda.
El número de factura debe ser correlativo dentro de su serie: no puede haber saltos injustificados ni duplicados. Puede organizar series por año, actividad o tipo de documento, pero cada serie mantiene su propia secuencia.
Profundice en cómo numerar facturas correctamente y en la guía cómo hacer una factura siendo autónomo.
En determinados supuestos se permite la factura simplificada (ticket o factura simplificada), con menos requisitos formales. Suele aplicarse en operaciones de importe limitado con consumidores finales, según los umbrales vigentes en la normativa.
Cuando el importe o el destinatario exigen factura completa, no puede sustituirla por una simplificada. Si tiene dudas sobre qué tipo emitir en una venta concreta, consulte con su gestoría.
Si comete un error en una factura ya emitida —importe, NIF, concepto, IVA— no debe borrarla ni reutilizar su número. Debe emitir una factura rectificativa que haga referencia a la original y corrija el dato erróneo según el procedimiento legal.
Las rectificativas también deben cumplir los requisitos generales de facturación y mantener la trazabilidad exigida por Hacienda.
Además de los requisitos tradicionales de contenido, cuando utilice un software adaptado a Verifactu el programa debe garantizar:
Estos aspectos técnicos los gestiona el software si está correctamente adaptado. Puede informarse en qué es Verifactu y en el calendario de obligatoriedad.
Emitir una factura correcta no basta: debe conservarla durante el plazo legal. En general, el periodo mínimo es de cuatro años (ampliable en ciertos supuestos), contados desde el 1 de enero del año siguiente al devengo.
Detalle en el artículo sobre cuánto tiempo guardar las facturas. Un software de facturación facilita el archivo, las copias de seguridad y la recuperación ante una inspección.
Puede incluir traducciones, pero la factura debe cumplir los requisitos en español cuando la normativa o el destinatario lo exijan. Para operaciones internacionales pueden aplicarse reglas adicionales.
No son requisitos generales de la factura completa, aunque resultan útiles para el envío. Lo obligatorio es la identificación fiscal y el domicilio del destinatario en la factura ordinaria.
La factura puede considerarse incumplidora y el cliente podría rechazarla o no poder deducir IVA. En una comprobación, Hacienda puede exigir subsanación o imponer sanciones según la gravedad.
Un buen programa de facturación incluye los campos obligatorios, calcula impuestos y mantiene la numeración. Usted sigue siendo responsable de introducir datos correctos del cliente y de la operación.
Los requisitos de una factura en España combinan identificación fiscal, descripción clara de la operación, desglose de impuestos y numeración ordenada. Cumplirlos desde el principio evita rectificativas innecesarias, conflictos con clientes y problemas en inspecciones.
Con un software adecuado —adaptado además a Verifactu— la mayoría de estos requisitos se aplican de forma automática en cada emisión.
Probar FTFactu gratis Guía paso a paso
Software de facturación sin nube compatible con VERIFACTU
Descargar ahora FTFactu