Guía sobre plazos de conservación de facturas para autónomos, pymes y profesionales en España.
Emitir una factura correctamente es solo una parte de la obligación fiscal. También debe conservarla durante el tiempo que exige la ley, en condiciones que permitan su consulta ante una inspección de Hacienda o una reclamación de un cliente.
En este artículo explicamos cuánto tiempo hay que guardar las facturas en España, qué plazos aplican según el tipo de obligación, en qué formato pueden archivarse y cómo encaja todo ello con el software de facturación y Verifactu.
Como regla general, las facturas —emitidas y recibidas— deben conservarse durante cuatro años, contados desde el 1 de enero del año siguiente al devengo del impuesto o al nacimiento de la obligación tributaria que documentan.
Ejemplo orientativo: las facturas de operaciones devengadas en 2026 deben conservarse, como mínimo, hasta el 1 de enero de 2031 (cuatro años desde el 1 de enero de 2027).
Este plazo de cuatro años está vinculado principalmente al IVA y al periodo durante el cual la Administración puede comprobar las declaraciones tributarias.
No necesariamente. El plazo de cuatro años es el mínimo habitual en materia de IVA y muchas obligaciones fiscales periódicas, pero pueden existir plazos más largos en otros ámbitos:
Por ello, muchas gestorías recomiendan conservar facturas y documentación vinculada al menos seis años como margen de prudencia, especialmente en sociedades. Confirme con su asesor el plazo exacto según su forma jurídica y actividad.
| Tipo de documentación | Plazo orientativo |
|---|---|
| Facturas (IVA, autónomos y pymes) | 4 años desde 1 de enero del año siguiente al devengo |
| Libros registro de IVA | 4 años (misma lógica) |
| Documentación contable (sociedades) | Hasta 6 años en muchos casos |
| Registros Verifactu en la AEAT | Conservados en sede de Hacienda; usted conserva copia local y justificantes |
Debe guardar:
Los requisitos de contenido de cada factura están detallados en el artículo sobre requisitos de una factura en España.
Puede conservar facturas en soporte papel o electrónico, siempre que garantice:
En la práctica, la conservación digital es más cómoda: copias en disco local, copias de seguridad periódicas y, si usa software de facturación, archivo integrado en el propio programa.
Un programa de facturación facilita la conservación porque:
Recuerde que conservar facturas no es solo «tener un PDF en el email»: conviene un sistema organizado y copias de respaldo si cambia de ordenador o sufre una avería.
Con Verifactu, además de conservar sus copias, los registros de facturación se remiten a la AEAT. Eso no exime de guardar la documentación en su poder: usted debe mantener el archivo de facturas, justificantes y copias de seguridad durante los plazos legales.
Puede ampliar en qué es Verifactu y en el calendario de obligatoriedad.
Antes de migrar:
Perder el histórico por no hacer copias es uno de los problemas más graves en una inspección tardía.
Desde el 1 de enero del año siguiente al devengo de la operación o al nacimiento de la obligación tributaria que documenta la factura, no desde la fecha impresa en el documento de forma aislada.
No es obligatorio duplicar en papel si la conservación digital cumple requisitos de legibilidad, integridad y accesibilidad durante todo el plazo.
Si hay un procedimiento de comprobación o inspección abierto dentro de los plazos legales de revisión, deberá aportar la documentación aunque hayan pasado varios años desde la emisión. Por eso conviene no destruir facturas en cuanto cumplen cuatro años sin confirmarlo con su gestoría.
Sí. Las facturas recibidas de proveedores deben conservarse con el mismo rigor que las emitidas, ya que sustentan deducciones de IVA y gastos en IRPF o Impuesto de Sociedades.
En España, la regla general para conservar facturas es cuatro años desde el 1 de enero del año siguiente al devengo, aunque en la práctica muchos profesionales archivan hasta seis años por prudencia, especialmente en sociedades.
La conservación digital en un software de facturación fiable, con copias de seguridad periódicas, es la forma más segura de cumplir la normativa y estar preparado ante cualquier comprobación.
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